Юлия Каныгина, руководитель аппарата генерального директора «ВТБ Факторинг», в интервью TAdviser рассказала о реализованном проекте по автоматизации работы коллегиальных органов управления на базе платформы TESSA при поддержке ECMGroup.Pro.

Распределенная структура компании повлияла на требования к функционалу возможности согласования решений по производственным вопросам без физического присутствия участников на заседании коллегиальных органов. География деятельности «ВТБ Факторинг» охватывает всю территорию России через собственную филиальную сеть в 15 крупнейших городах России и филиалы Банка ВТБ. По состоянию на июнь 2018 года СЭД TESSA стала ключевым инструментом управления, позволив сократить сроки принятия решения и скорость подписания протоколов в 3 раза.

Какие цели ставил «ВТБ Факторинг» перед проектом автоматизации деятельности коллегиальных органов управления?

ЮЛИЯ КАНЫГИНА: Ключевой целью проекта являлось объединение всех участников производственного процесса в общую информационную среду движения документов и контроля поручений. Автоматизация процесса подготовки проведения заседаний коллегиальных органов, принимающих решение по производственным вопросам, было призвано сократить сроки и затраты на согласование и подписание утверждающих документов коллегиальных органов. При этом важным требованием для нас было обеспечить возможность удаленного принятия решения по производственным вопросам членами коллегиальных органов. В контур автоматизации вместе с тем были включены и задачи общего документационного обеспечения: обработка входящих, исходящих и внутренних документов.

Что посоветуете другим компаниям, стоящим на пороге обмена электронными документами?

ЮЛИЯ КАНЫГИНА: Не нужно бояться вкладывать деньги в автоматизацию. Соглашусь, проект перехода с бумажного документооборота на электронный не из простых, прежде всего в умах людей. Но использование устаревших технологий в бизнесе ограничивает возможности компании. Каждый день, проведенный с использованием современной СЭД, выгоднее и эффективнее, чем день без таковой. Важно не ошибиться с выбором партнера в решении этой задачи. Грамотная команда экспертов, имеющая опыт реализации разных проектов СЭД, обеспечивает львиную долю успешности проекта в сочетании с по-настоящему качественным и современным программным продуктом.

Полная версия интервью доступна на портале Tadviser.